Σύμφωνα με το νόμο ο υπεύθυνος επεξεργασίας έχει την ευθύνη να εξασφαλίσει επίπεδο ασφάλειας ανάλογο προς τους κινδύνους που συνεπάγεται η επεξεργασία και η φύση των δεδομένων. Η Αρχή συμβουλεύει τους υπευθύνους επεξεργασίας στην κατάρτιση κωδίκων δεοντολογίας για την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων και ζητά την υποβολή τους καθώς και την υποβολή σχεδίων ασφαλείας και/ή σχεδίων έκτακτης ανάγκης ιδιαίτερα στις περιπτώσεις όπου πραγματοποιείται επεξεργασία ευαίσθητων προσωπικών δεδομένων.
- Ο Κώδικας Δεοντολογίας περιέχει κανόνες αυτοδέσμευσης επαγγελματικών ομάδων, που περιλαμβάνουν τον τρόπο χειρισμού προσωπικών δεδομένων. Ο κώδικας αυτός πρέπει να είναι δεσμευτικός ως προς την τήρηση του από τους υπαλλήλους του υπευθύνου επεξεργασίας ή τα μέλη της επαγγελματικής ομάδας.
- Το Σχέδιο Ασφάλειας (Security Plan) είναι ένα έγγραφο στο οποίο περιγράφεται η πολιτική ενός οργανισμού για την κάλυψη των βασικών απαιτήσεων ασφάλειας, καθώς επίσης και τα κύρια τεχνικά, διοικητικά και οργανωτικά μέτρα ασφάλειας που εφαρμόζονται ή/και πρόκειται να εφαρμοστούν. Το Σχέδιο Ασφάλειας αφορά τόσο αυτοματοποιημένα, όσο και μη αυτοματοποιημένα συστήματα διαχείρισης και επεξεργασίας δεδομένων και πρέπει να εφαρμόζεται με ακρίβεια για την προστασία των ευαίσθητων προσωπικών δεδομένων που τηρούνται από τον οργανισμό. Η σύνταξη του Σχεδίου θα πρέπει να γίνεται από υπεύθυνο πρόσωπο, ορισμένο από τον οργανισμό και να υπογράφεται από τη Διοίκηση του εν λόγω οργανισμού.
- Το Σχέδιο Έκτακτης Ανάγκης (Disaster recovery plan and contingency plan) είναι ένα έγγραφο που αναφέρεται στα μέτρα προστασίας, ανάκαμψης και αποκατάστασης ενός συστήματος πληροφοριών σε περιπτώσεις έκτακτης ανάγκης, όπως φυσικές καταστροφές, εξωτερικές επιθέσεις/ εισβολές, κλπ. Το Σχέδιο Έκτακτης Ανάγκης συμπληρώνει το Σχέδιο Ασφαλείας ενός οργανισμού και αφορά τόσο αυτοματοποιημένα, όσο και μη αυτοματοποιημένα συστήματα διαχείρισης και επεξεργασίας δεδομένων. Η σύνταξη του Σχεδίου θα πρέπει να γίνεται από υπεύθυνο πρόσωπο, ορισμένο από τον οργανισμό και να υπογράφεται από τη Διοίκηση του εν λόγω οργανισμού.
Ο υπεύθυνος επεξεργασίας πρέπει επίσης να μεριμνά για την ασφαλή καταστροφή των προσωπικών δεδομένων μετά το πέρας της περιόδου που απαιτείται για την πραγματοποίηση του σκοπού της επεξεργασίας. Η Αρχή έχει εκδώσει την Οδηγία 1/2005 με ενδεικτικά μέτρα για την ασφάλεια κατά την καταστροφή των προσωπικών δεδομένων.
Περισσότερες λεπτομέρειες για το σχέδιο ασφάλειας και το σχέδιο έκτακτης ανάγκης καθώς και το περιεχόμενό τους μπορείτε να βρείτε στο εδώ.